Existen dos legalizaciones distintas. En la de firma, el notario hace constar que quien firmó ante él es quien dice ser; usted debe firmar en su presencia y llevar su DPI. En la de fotocopia, el notario hace constar que la copia es fiel al original, por lo que debe llevar ambos. En ningún caso el notario avala el contenido del documento.
2 tipos
Legalización de firmas y legalización de fotocopias
Presencial
La firma se pone frente al notario, no antes
Minutos
Es de los trámites notariales más breves
Qué hace exactamente el notario
La palabra «legalizar» confunde, porque suena a que el notario aprueba el contenido del documento. No es eso.
El notario da fe de quién firmó, o de que la copia es fiel al original. Lo que el documento dice sigue siendo responsabilidad de quien lo redactó.
Esa distinción importa. Si usted firma un contrato con condiciones desventajosas y lo legaliza, el notario no está avalando el contrato: está haciendo constar que esa firma es suya. La legalización aporta certeza sobre quién, no sobre qué.
Las dos legalizaciones que existen
Cuando alguien pide «un documento legalizado», casi siempre se refiere a una de estas dos cosas, y conviene saber cuál antes de ir a la notaría.
Legalización de firma
El notario hace constar que la firma puesta en un documento corresponde a la persona que la estampó ante él.
- Usted firma frente al notario
- Debe llevar su DPI vigente
- Aplica a documentos privados
- Se usa en contratos, cartas y autorizaciones
Legalización de fotocopia
El notario hace constar que la copia que usted presenta es fiel al documento original que tuvo a la vista.
- Debe llevar el original y la fotocopia
- El original no se queda en la notaría
- Aplica a títulos, certificaciones y DPI
- La piden con frecuencia oficinas públicas y bancos
Qué es «documento privado con firma legalizada»
Es la fórmula que aparece en muchos requisitos y que hace dudar a mucha gente.
Un documento privado es el que redactan las partes por su cuenta: un contrato de arrendamiento, un finiquito, una carta de autorización. No lo autoriza un notario en su protocolo.
Cuando además se exige que tenga firma legalizada, lo que piden es que las firmas de ese documento se pongan ante notario, para que quede constancia de que quienes aparecen firmando efectivamente firmaron.
Dicho de otro modo: el contenido lo escriben ustedes; la certeza sobre las firmas la aporta el notario.
Qué debe llevar
- Su DPI vigente. Es indispensable. Sin identificación no puede darse fe de quién firma.
- El documento ya redactado, completo y sin espacios en blanco.
- El original, si lo que necesita es legalizar una fotocopia.
- Todas las personas que deban firmar, si el documento requiere más de una firma.
Cómo es el trámite
Coordine la cita
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Escríbanos indicando qué documento tiene y para qué lo necesita. Le confirmamos si lo que le piden es firma legalizada o fotocopia legalizada.
Revisión del documento
Antes de firmar
Se verifica que esté completo y que la legalización sea la figura correcta para el destino que usted le dará.
Firma ante el notario
Minutos
Usted firma en presencia del notario, quien consigna el acta de legalización con su firma y sello.
Entrega
El mismo día
Recibe el documento legalizado, listo para presentarlo donde se lo solicitaron.
Errores que le harán volver
- Llegar con el documento ya firmado. El notario da fe de una firma puesta en su presencia. Si llega firmado, hay que imprimirlo de nuevo.
- Llevar solo la fotocopia. Para legalizar una copia hay que tener el original a la vista, sin excepción.
- DPI vencido o deteriorado. Verifíquelo antes de salir de casa.
- Documento con espacios en blanco. No se legaliza un documento incompleto que después pueda alterarse.
- Ir sin la otra parte. Si el documento lo firman dos personas y ambas firmas deben legalizarse, ambas deben comparecer.
Cuánto cuesta
Es de los trámites notariales más económicos que existen, y el costo depende de dos cosas: cuántas firmas se legalizan y si se trata de firmas o de fotocopias.
Como es un trámite breve y de precio bajo, la cotización se le da directamente por WhatsApp en el momento, sin necesidad de una consulta previa.
Un consejo antes de venir
Pregunte a quien le exige el documento exactamente qué necesita: si firma legalizada, fotocopia legalizada o acta notarial. Los tres suenan parecidos y no son lo mismo. Si le queda duda, mándenos una foto del requisito y se lo aclaramos.
Consultar por WhatsAppSi el documento va al extranjero
Aquí hay que distinguir, porque es la confusión más frecuente.
Legalización notarial
La que hace el notario en Guatemala. Da certeza sobre la firma o la copia dentro del país.
Apostilla
Certificación adicional que permite que el documento guatemalteco surta efectos en otro país del Convenio de La Haya. La emite la autoridad competente, no el notario.
Traducción jurada
Necesaria cuando el documento debe presentarse en otro idioma, o cuando llega en otro idioma y debe usarse en Guatemala.
Si su documento va al extranjero, lo más probable es que necesite legalización y apostilla. Lo explicamos en detalle en qué es una apostilla y cuándo la necesita.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Cada caso tiene particularidades que pueden cambiar el procedimiento aplicable. Antes de tomar decisiones con efectos jurídicos, consulte su situación concreta con un abogado.
Preguntas frecuentes
¿Qué certifica la legalización de una firma?
Certifica que la firma puesta en el documento corresponde a la persona que la estampó ante el notario. No certifica que el contenido del documento sea cierto ni que sus condiciones sean convenientes: eso es responsabilidad de quien lo redactó.
¿Qué es un documento privado con firma legalizada?
Un documento privado es el que redactan las partes por su cuenta, como un contrato de arrendamiento o una carta de autorización. Cuando se exige que tenga firma legalizada, lo que se pide es que las firmas se pongan ante notario, para que quede constancia de que quienes aparecen firmando efectivamente firmaron.
¿Puedo legalizar una fotocopia sin llevar el original?
No. Para legalizar una fotocopia el notario debe tener el documento original a la vista, ya que lo que hace constar es que la copia es fiel a ese original. El original no se queda en la notaría.
¿Puedo llevar el documento ya firmado?
No para legalizar la firma. El notario da fe de una firma puesta en su presencia, así que la firma debe estamparse frente a él. Si llega con el documento firmado, tendrá que imprimirlo nuevamente.
¿Qué necesito llevar?
Su DPI vigente, el documento ya redactado y completo, el original si lo que va a legalizar es una fotocopia, y la presencia de todas las personas cuyas firmas deban legalizarse.
¿Cuánto tarda?
Es de los trámites notariales más breves. Con la documentación completa suele resolverse en minutos y el documento se entrega el mismo día.
¿La legalización sirve para usar el documento en otro país?
No por sí sola. Para que un documento guatemalteco surta efectos en otro país del Convenio de La Haya normalmente se requiere además la apostilla, que emite la autoridad competente y no el notario. Según el destino, puede requerirse también traducción jurada.
¿Cuánto cuesta legalizar una firma?
Es de los trámites notariales más económicos. El costo depende de cuántas firmas se legalicen y de si se trata de firmas o de fotocopias. Al ser un trámite breve, la cotización se da directamente por WhatsApp en el momento.
Lic. Sergio Alvarez
Abogado y Notario colegiado activo en Guatemala, con más de 13 años de ejercicio en materia notarial, corporativa y registral. Atiende con regularidad a guatemaltecos residentes en Estados Unidos, España y Canadá.